JPK oczami „nie księgowego”
31 stycznia 2018
0

Od 1 stycznia 2018 r. mikroprzedsiębiorcy będący czynnymi płatnikami VAT zostali objęci obowiązkiem prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT oraz przesyłania pliku JPK_VAT (jednolitego pliku kontrolnego, czyli zestawu informacji o zakupach i sprzedaży, który wynika z ewidencji VAT). Duże przedsiębiorstwa wysyłały JPK_VAT już od 1 lipca 2016 r., a małe i średnie od 1 stycznia 2017 r.

Wraz z obowiązkiem wysyłania pliku JPK pojawił się również obowiązek wysyłania deklaracji VAT w wersji elektronicznej. W niniejszym tekście chciałem przedstawić swoje subiektywne odczucia i obserwacje dotyczące praktycznej realizacji nowych obowiązków, widziane z perspektywy mikroprzedsiębiorcy, prowadzącego swoją księgowość samodzielnie; ze względu na jej (dotychczas) stosunkowo nieskomplikowany charakter.

Oczekiwania

Biorąc pod uwagę bardzo dużą liczbę mikroprzedsiębiorców w naszym kraju wprowadzenie wspomnianych obowiązków wymagało stworzenia odpowiedniego systemu oraz narzędzi umożliwiających łatwą ich realizację. Jednocześnie, ze względu na różną specyfikę i skalę prowadzonej działalności oraz różne kompetencje obywateli w zakresie radzenia sobie z technologiami informatycznymi należało przygotować te narzędzia tak, aby były intuicyjne, łatwe w obsłudze i nie wymagały zbyt wielu nakładów czasu i energii na naukę ich obsługi i samą obsługę. Powszechne były zapewnienia, że tak właśnie jest.
Rzeczywistość

Ponieważ prowadzę księgowość samodzielnie i nie korzystam z usług biura rachunkowego nowe obowiązki musiałem zrealizować samodzielnie. Musiałem, zatem poświęcić trochę czasu na zapoznanie się z tym jak to zrobić.
Sposobów na przygotowanie i wysłanie JPK jest kilka. Niestety każdy z nich wydaje się mało intuicyjny i dość skomplikowany – jak na stosunkowo prostą czynność, jaką
jest przygotowanie i wysłanie pliku. W przypadku każdego ze sposobów konieczne jest przestudiowanie instrukcji i dodatkowych informacji – napisanych mało przystępnie. Sporego wysiłku wymaga uporządkowanie informacji znalezionych na stronie Ministerstwa Finansów, tym bardziej, że w temacie przewijają się osobne kwestie dotyczące sposobów elektronicznego podpisywania i uwierzytelniania dokumentów.

Wybór metody

Według Ministerstwa Finansów najprostszą metodą, skierowaną do mikroprzedsiębiorców, jest wypełnienie pliku .csv (przegotowanego przez ministerstwo), konwersja wypełnionego pliku na plik .xml i wysłanie go za pomocą dedykowanej aplikacji. Konia z rzędem temu, kto jest w stanie zapanować na chaosem, który wyłania się po otwarciu pliku .csv i potrafiłby wypełnić ten plik bez starannego studiowania mało przystępnych instrukcji i zrobiłby to bez błędów. Plik wygląda jak przygotowany na kolanie arkusz, do własnego użytku. Niestety ktoś, kto nie posiada oprogramowania księgowego i prowadził ewidencję „ręcznie” lub jego program nie generuje pliku JPK w formacie .xml (zakładam, że możliwe są jeszcze takie przypadki) jest zdany na tę metodę. Zakładam również, że jeżeli ktoś prowadził dziś swoją ewidencję VAT „ręcznie”, to raczej nie jest zbyt biegły w technologiach informatycznych i obawiam się, że z zadaniem może sobie nie poradzić. Już sama terminologia używana w opisach i instrukcjach, sugeruje konieczność posiadania pewnej „żyłki” programistycznej. Ustawienia niektórych narzędzi przypominają wręcz zmiany na poziomie kodu programu.

Plik JPK – albo wygenerowany przez program księgowy, albo otrzymany w wyniku konwersji pliku .csv – wysyłany jest za pośrednictwem aplikacji klient JPK2.0. Interfejs aplikacji nie jest zbyt przystępny (choć sama aplikacja jest prosta). Poruszanie się po aplikacji, szczególnie po procesie wysyłania pliku, nie jest intuicyjne. Również tutaj bez sięgnięcia do instrukcji się nie obędzie. Ze zrozumiałością instrukcji też bywa różnie. Możemy znaleźć na przykład takie informacje: „W przypadku, gdy […] informacje wyświetlają się na żółto oznacza to, że aplikacja nie była w stanie zwalidować poprawnie podpisanego pliku metadanych dokumentu [..]”. Na ile to jest zrozumiałe dla przeciętnego użytkownika pozostawiam ocenie czytelnikowi.

Przeglądając jeszcze inne sposoby wysyłania pliku JPK szybko okazało się, że najprostszym i najwygodniejszym sposobem będzie wysłanie pliku przez wbudowaną funkcjonalność posiadanego programu księgowego. Sposób wysyłki jest tam rzeczywiście dużo prostszy i bardziej intuicyjny, natomiast pojawiły się problemy z niewłaściwą nazwą wygenerowanego pliku oraz problemy z „nieobsługiwanym dostawcą” na bramce Ministerstwa Finansów. Nie mając czasu, ani chęci studiowania „Specyfikacja interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego” darowałem sobie diagnozowanie problemu. Co ciekawe wysyłka do systemu testowego Ministerstwa Finansów, wykonana dwa tygodnie wcześniej w ramach rozpoznawania funkcjonalności nowych narzędzi, przebiegła bez problemu. Wysyłka właściwego pliku, przy zachowaniu tych samych ustawień już się nie powiodła. Ostatecznie skorzystałem z aplikacji Klient JPK 2.0.

Niepiśmienny

Wysłanie pliku JPK wymaga podpisu elektronicznego. Można to zrobić za pośrednictwem Profilu Zaufanego, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych autoryzujących. Sposób pierwszy wydał się najprostszy, wymagał jednak założenia i potwierdzenia profilu zaufanego. Założenie profilu przebiega bardzo sprawnie, wymaga jednak wizyty w urzędzie, który profil potwierdzi (można to zrobić również za pośrednictwem banku). Drugi sposób wymaga zakupu zestawu do e-podpisu, a to wydatek rzędu 300 zł na okres dwóch lat. Ostatecznie najprostszy jest chyba jednak sposób trzeci, ale wymaga podania informacji o przychodzie za tok 2016 r.
O ile założenie profilu zaufanego jest dosyć proste, to już korzystanie z niego proste nie jest. Podpisanie pliku za pośrednictwem e-puap jest najmniej intuicyjną czynnością ze wszystkich. Bez instrukcji krok po kroku, jak to wykonać, nie byłbym z pewnością w stanie domyśleć się jak to zrobić. Nawet po wykonaniu kolejnych kroków, ekran interfejsu nie sugeruje jednoznacznie, że zostały one wykonane. Sposób podpisywania plików (nie tylko JPK) za pomocą profilu zaufanego jest z pewnością do poprawy. Niestety jak się później okazało, w niektórych przypadkach, płatny podpis elektroniczny jest nieodzowny.

Deklaracja VAT

Razem z obowiązkiem wysyłania pliku JPK pojawił się obowiązek wysyłania e-deklaracji VAT-7/7K. Nie ma już możliwości składania deklaracji w wersji papierowej w urzędzie. Trudno jest mi zrozumieć sens dalszego wysyłania deklaracji, skoro wszystkie informacje, jakie znajdują się w deklaracji, zawarte są w pliku JPK. Druga rzecz, która zastanawia, to brak jednego systemu który umożliwiałby wysłanie obu. Wysłanie JPK i deklaracji VAT-7 to osobne czynności wymagające korzystania z różnych narzędzi. Również sposób autoryzacji jest inny.

Mimo, że mój program księgowy posiada możliwość przesłania deklamacji VAT, to pojawiły się problemy analogiczne jak w przypadku pliku JPK. Najprostszym, darmowym sposobem wydała się wysyłka przez aplikację e-deklaracje. Interfejs tej aplikacji jest już przyjaźniejszy. Są jednak dwa zasadnicze problemy. Pierwszy to brak możliwości importowania danych do wypełnienia deklaracji np. z pliku .xml. Konieczne jest zatem „ręczne” wypełnianie elektronicznego formularza. Dotychczas mój program księgowy sam uzupełniał deklarację VAT. Wystarczyło ją wydrukować i zawieźć do Urzędu Skarbowego. Teraz dane, z wygenerowanego w programie księgowym, muszę przepisać do formularza elektronicznego. Oczywiście pojawia się tu ryzyko błędu przy „ręcznym” przepisywaniu danych.

Co ciekawe aplikacja e-deklaracje przeznaczona jest jedynie dla osób fizycznych czyli nie mogą z niej skorzystać np. dwuosobowe spółki cywilne (bardzo powszechna forma działalności). Ponadto w przypadku spółki cywilnej konieczny elektroniczny podpis kwalifikowany jednego ze wspólników (a więc wydatek 300 zł na okres dwóch lat).

Podsumowanie

Wprowadzenie pliku JPK, związane z systemem uszczelnienia VAT, wydaje mi się dobrym pomysłem. Trzeba też przyznać, że sam system, koniec końców, działa.
Niestety sposób przygotowania narzędzi do realizacji tego obowiązku pozostawia wiele do życzenia. Wydaje się, że drobni przedsiębiorcy, którzy dotychczas prowadzili swoją księgowość samodzielnie, a niezbyt biegli w technologiach informatycznych będą musieli skorzystać z pomocy np. biura rachunkowego. Dochodzimy zatem do sytuacji, w której nawet przy niewielkiej skali działalności, konieczne jest zatrudnienie pracownika lub zlecenia na zewnątrz usług związanych ze sprawozdawczością firmy. Rodzi to zatem pytania zasadnicze, o stopień skomplikowania systemu. Jeżeli przedsiębiorca nie jest już w stanie sobie poradzić z samą tylko sprawozdawczością, nawet przy niewielkiej skali działalności, to z pewnością nie tworzy to dobrego klimatu dla rozwoju przedsiębiorczości i w ogólności dobrego klimatu do życia.

Autor: T.P.